Notificación en Recopilación y Política de Privacidad para Personas de HR que residen en California
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Pacific Home Care Services ("Compañía") toma en serio su privacidad. Queremos que sepa cómo recopilamos, usamos y divulgamos su información personal.
Aviso de cobro de California: La Compañía recopila la información personal identificada en la Sección 1 para los fines identificados en la Sección 3 y la conserva durante el período descrito en la Sección 5. No vendemos su información personal ni la divulgamos para publicidad conductual en contextos cruzados ("compartir"). Tampoco recopilamos ni procesamos información personal confidencial con el fin de inferir características sobre usted. En la medida en que proporcione a la Compañía información personal sobre sus dependientes, cónyuge, beneficiarios o contactos de emergencia, usted es responsable de proporcionarles este aviso.
Asistencia para discapacitados
Los formatos alternativos de esta Política de Privacidad están disponibles para las personas con una discapacidad. Póngase en contacto con hr@pacifichomecare.com para obtener ayuda.
Esta Política de Privacidad explica:
- 1. Las categorías de información personal que recopilamos sobre usted
- 2. Las categorías de fuentes de las que recopilamos su información personal
- 3. Los fines para los que utilizamos su información personal
- 4. Cómo podemos divulgar su información personal
- 5. Cuánto tiempo conservamos su información personal
- 6. Sus derechos de privacidad y cómo ejercerlos
- 7. Cambios a esta Política de Privacidad
Alcance:
Esta Política de Privacidad se aplica a la información personal de los residentes de California que son (a) empleados, (b) contratistas independientes, pasantes, voluntarios, propietarios, miembros de la junta directiva y otras personas que realizan trabajos para la Compañía (colectivamente "Trabajadores no empleados"), o ( c ) dependientes de empleados y trabajadores no empleados, contactos de emergencia y beneficiarios ("Contactos relacionados") (todos colectivamente, "Individuos de recursos humanos") en su papel de Individuos de recursos humanos. Esta Política de Privacidad informa a las personas de recursos humanos sobre las categorías de información personal que la Compañía ha recopilado sobre ellos en los doce meses anteriores, así como las categorías de información personal de cumplimiento recopilará sobre los individuos de recursos humanos en el futuro.
Excepto cuando la Política de Privacidad se refiere específicamente solo a una categoría específica de Individuos de Recursos Humanos, por ejemplo, empleados, esta Política de Privacidad se refiere a todas las categorías de Individuos de Recursos Humanos colectivamente.
“ Información personal” significa información que identifica, se relaciona, describe, es razonablemente capaz de asociarse con, o podría razonablemente vincularse, directa o indirectamente, con un individuo de recursos humanos en particular.
"Información personal" no incluye:
- • Información disponible públicamente a partir de registros gubernamentales o puesta a disposición del público por usted o con su permiso;
- • Información no identificada o agregada;
- • Información excluida del alcance de la CPRA, como:
- • información de salud protegida cubierta por la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico ("HIPAA") o la Ley de Tecnología de la Información de Salud para la Salud Económica y Clínica ("HITECH") o información médicacubierta por la Ley de Confidencialidad de la Información Médica de California (“ CMIA"); o
- • información personal cubierta por ciertas leyes de privacidad específicas del sector, incluida la Ley de Informes deCrédito Justos ("FCRA"), la Ley Gramm-Leach-Bliley ("GLBA") o la Ley de Privacidad de la Información Financiera de California ("FIPA").
1) LAS CATEGORÍAS DE INFORMACIÓN PERSONAL QUE RECOPILAMOS SOBRE USTED
Podemos recopilar las siguientes categorías de información personal. No todas las categorías pueden ser recogidas sobre cada HR individual.
A. Empleados
- • Identificadores, nombre real, alias, número de teléfono, dirección postal, dirección de correo electrónico, firma, nombre de cuenta bancaria y número para depósitos directos, número de Seguro Social, por ejemplo, para fines fiscales, número de licencia de conducir y fotografías.
- • Información profesional o relacionada con el empleo , por ejemplo: instituciones educativas a las que asistió, títulos y certificaciones, licencias, experiencia laboral y empleadores anteriores, membresías y afiliaciones profesionales, antigüedad, capacitación, manuales y otros reconocimientos y consentimientos de políticas, fechas de inicio y finalización del empleo, estado de la visa y título del trabajo.
- • Información de compensación y beneficios para empleados , por ejemplo: salario, bonificación y comisión, información de compensación de capital, horas y horas extras, información de licencias, datos bancarios (solo para fines de nómina y reembolso), manutención infantil, embargos, beneficios en los que puede estar inscrito e información de identificación para dependientes y beneficiarios.
- • Información comercial , por ejemplo: viajes de negocios y registros de gastos y equipos de trabajo.
- • Información de actividad de Internet u otra red electrónica , por ejemplo: navegación por Internet e historial de búsqueda mientras se usa la red de la Compañía, inicio / cierre de sesión y actividad en los recursos electrónicos de la Compañía, interacciones con el sitio web, aplicación o anuncio de Internet de la Compañía, y productos o servicios comprados, obtenidos o considerados.
- • Datos sensoriales o de vigilancia , por ejemplo: mensajes de voz, grabaciones de reuniones o videoconferencias, e imágenes de cámaras de videovigilancia / audio.
- • § 1798.80 : información personal descrita bajo el Código Civil de California § 1798.80 en la medida en que no esté ya incluida en otras categorías aquí, como información de beneficios para administrar beneficios a corto y largo plazo, así como otros planes de beneficios.
- • Preferencias , por ejemplo, aficiones y actividades de ocio, y preferencias en cuanto a viajes, horarios, comida para eventos de empresa, etc.
- • Las inferencias , por ejemplo, la empresa podría inferir características de los resultados de las evaluaciones psicológicas o de personalidad.
- • Características de las clasificaciones protegidas bajo la ley federal o de California para empleados , por ejemplo: raza, edad, origen nacional, discapacidad, sexo y estado de veterano según sea necesario para cumplir con las obligaciones legales; discapacidad, condición médica y embarazo, parto, lactancia y condiciones médicas relacionadas, según sea necesario para cumplir con las leyes federales y de California relacionadas con licencias y adaptaciones; y el estado civil y familiar según sea necesario para proporcionar beneficios a los empleados y para fines fiscales.
- • Vida sexual , por ejemplo: como parte de una investigación de una denuncia de acoso sexual.
- • Datos de geolocalización , por ejemplo, seguimiento de ubicación al registrar la entrada y salida.
- • Información biométrica , por ejemplo, una representación matemática de una huella digital al registrar la entrada y la salida.
- • Antecedentes penales , por ejemplo, para determinar la elegibilidad para el empleo.
B. Trabajadores no empleados
La Compañía recopila las categorías de información personal enumeradas en la Sección 1.A, anterior, excluyendo las siguientes categorías: (a) Información de compensación y beneficios para empleados, (b) Características de las clasificaciones protegidas bajo California o ley federal para losestudiantes., (c) Información comercial, (d) Internet u otra información de actividad de red electrónica, (e) Datos sensoriales o de vigilancia, y (f) inferencias.
Además, la Compañía recopila la siguiente información personal sobre los trabajadores no empleados: Compensación: Montos pagados a trabajadores no empleados por servicios prestados;
Identificadores: Información de contacto;
Información profesional o laboral: Para verificar la experiencia laboral.
C. Contactos relacionados
2) LAS CATEGORÍAS DE FUENTES DE LAS QUE RECOPILAMOS SU INFORMACIÓN PERSONAL
Recopilamos información personal de las siguientes categorías de fuentes. No todas las categorías se aplican a todas las personas de recursos humanos.
- • Usted , por ejemplo, en su solicitud de empleo, formularios que completa para nosotros, evaluaciones que completa, encuestas que envía y cualquier información que nos proporcione durante el curso de su relación con nosotros.
- • Su cónyuge o dependiente con respecto a su propia información personal.
- • Vendedores y proveedores de servicios , por ejemplo, proveedores de beneficios (que no sean beneficios de salud sujetos a HIPAA), bufetes de abogados.
- • Terceros , por ejemplo, referencias laborales, socios comerciales, compañías de seguros y bufetes de abogados externos.
- • Tecnologías automatizadas en los recursos electrónicos de la Compañía, por ejemplo, para rastrear inicios de sesión y actividad en toda la red de la Compañía.
- • Tecnologías de vigilancia / grabaciones instaladas por la Compañía, por ejemplo, videovigilancia en áreas comunes de las instalaciones de la Compañía, tecnologías de correo de voz, cámaras web, tecnologías de grabación de audio y cualquiera de estas con consentimiento en la medida requerida por la ley.
3) LOS FINES PARA LOS QUE UTILIZAMOS SU INFORMACIÓN PERSONAL
A. Propósitos generales
Podemos utilizar la información personal que recopilamos para uno o más de los siguientes propósitos:
- • Cumplir con el propósito para el cual proporcionó la información o bajo su dirección . Por ejemplo, si comparte su nombre e información de contacto para solicitar un trabajo o convertirse en empleado, utilizaremos esa información personal en relación con su empleo o posible empleo.
- • Administrar la relación laboral incluyendo, pero no limitado a, gestión del desempeño, administración de recursos humanos, procesamiento de nómina, administración de beneficios, programas de licencia, viajes corporativos y otros gastos comerciales, cronometraje, gestión de suministros de trabajo, quejas o asuntos disciplinarios, determinación de su aptitud para trabajar, detección de drogas y alcohol, administración de compensación laboral, vigilancia de salud ocupacional, análisis de amenazas directas, , determinar la elegibilidad para el empleo y facilitar la comunicación y colaboración de los empleados.
- • Administrar y / o analizar todos los aspectos del desempeño de los empleados incluidos, entre otros, la gestión del talento, las revisiones periódicas, el seguimiento del rendimiento, las promociones, la retención, la disciplina, la educación, la capacitación y el desarrollo, y el análisis de datos.
- • Administrar la relación con los trabajadores no empleados, incluyendo, pero no limitado a, evaluar las calificaciones del trabajador no empleado, negociar y ejecutar contratos de trabajo, orientación y familiarización con el entorno de trabajo de la Compañía, administrar la relación contractual, incluidos los pagos, facilitar las comunicaciones y la satisfacción de la fuerza laboral.
- • Administrar la relación con los Contactos Relacionados, incluyendo, pero no limitado a, comunicaciones, gestión y administración de beneficios, y gestión de la participación en eventos de la Compañía.
- • Promover la Compañía y crear un ambiente positivo en el lugar de trabajo, incluyendo, pero no limitado a, la planificación y ejecución de eventos de la Compañía, la realización de encuestas y la realización de concursos.
- • Garantizar el cumplimiento de las políticas de la Compañía y las leyes y regulaciones aplicables, incluidos, entre otros, el desarrollo y la aplicación de políticas y procedimientos, la autenticación de su identidad, la realización de auditorías e investigaciones internas y la preparación de informes.
- • Proteger la salud y la seguridad de las personas de recursos humanos, visitantes, clientes y el público, incluyendo, pero no limitado a, responder a emergencias médicas, reducir el riesgo de exposición a enfermedades infecciosas y prevenir su propagación de conformidad con las leyes y regulaciones aplicables, y proteger la seguridad de las instalaciones de la Compañía.
- • Administrar la seguridad e integridad de nuestra información y recursos electrónicos, incluidos, entre otros, monitorear el uso de nuestros recursos electrónicos, prevenir el acceso no autorizado a nuestros recursos electrónicos, prevenir la distribución de software malicioso, depuración, auditorías, recuperación de desastres, continuidad comercial y seguridad cibernética.
- • Dirigir nuestro negocio, incluidos, entre otros, servicio al cliente, gestión de proyectos, investigación, análisis y desarrollo de datos, garantía y mejora de la calidad, gestión de licencias, permisos y autorizaciones aplicables a las operaciones comerciales de la Compañía, mantenimiento de registros y gestión y operación eficiente de sistemas administrativos, de tecnología de la información y comunicaciones, gestión de riesgos y funciones de seguros, presupuestos, gestión financiera e informes, y estrategia planificación.
- • Proporcionar, apoyar, personalizar y mejorar nuestro sitio web y servicios en línea relacionados con su empleo o compromiso potencial, actual o anterior.
- • Proteger los derechos o la propiedad de la Compañía, incluidos, entre otros, detectar y prevenir fraudes u otros tipos de irregularidades, administrar litigios que involucren a la Compañía y otras disputas y consultas legales, gestión de crisis, resolución de disputas, informar sospechas de conducta criminal a la policía y cooperar en investigaciones, uso transitorio a corto plazo de información personal, responder a solicitudes u órdenes de agencias gubernamentales, ejercer los derechos de la Compañía bajo la ley aplicable y respaldar cualquier reclamo, defensa o declaración que involucre a la Compañía en un caso o ante una autoridad jurisdiccional y / o administrativa, arbitraje o panel de mediación.
B. Propósitos específicos de ciertas categorías de información personal de los empleados
Podemos utilizar las categorías de información personal de los empleados enumeradas en esta Sección 3.B para los fines que se indican a continuación:
Propósitos para usar la información de salud de los empleados:
- • En lamedida necesaria para cumplir con las obligaciones legales de la Compañía, como acomodar discapacidades
- • Llevar a cabo un análisis de amenazas directas de acuerdo con la Ley de Estadounidenses con Discapacidades y la ley estatal
- • Para propósitos de compensación de trabajadores
- • Para vigilancia de la salud en el trabajo
- • Para el cumplimiento y mantenimiento de registros de salud y seguridad ocupacional
- • Realizar exámenes de aptitud para el servicio
- • Administrar permisos de ausencia y tiempo de enfermedad
- • Para proporcionar un programa de bienestar
- • Responder a la emergencia médica de un empleado
- • Para determinar la elegibilidad para trabajar en ciertas asignaciones de clientes (p. ej., prueba de TB requerida para trabajar como proveedor de servicios de atención directa)
Propósitos para usar las categorías de Información protegida de los empleados:
La Compañía recopila información sobre raza, edad, origen nacional, discapacidad, sexo y estado de veterano según sea necesario para cumplir con las obligaciones legales, incluidos los requisitos de presentación de informes de la Ley Federal de Igualdad de Oportunidades en el Empleo, la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratación Federal (aplicable a contratistas gubernamentales) y la Ley de Empleo y Vivienda Justa de California. La Compañía también recopila información sobre el estado de discapacidad en la medida en que un empleado pueda necesitar asistencia especial durante emergencias de la Compañía o de los socorristas.
La Compañía también recopila las siguientes características (además de las enumeradas anteriormente): (a) religión, (b) sexo, (c) género, (d) embarazo, (e) parto, (f) lactancia materna o afecciones médicas relacionadas, (g) orientación sexual, (h) discapacidad, (i) identidad de género, (j) expresión de género, (k) estado civil, (l) edad, (m) estado familiar o (n) ascendencia.
Además, la Compañía utiliza esta información personal para fines que incluyen:
- • con respecto a discapacidad, condición médica, estado familiar, estado civil y embarazo, parto, lactancia materna y condiciones médicas relacionadas: según sea necesario para cumplir con las leyes federales y de California relacionadas con permisos de ausencia y alojamiento;
- • con respecto al estado militar y veterano: según sea necesario para cumplir con los requisitos de licencia según la ley aplicable y para fines fiscales;
- • con respecto a la edad: incidentalmente al uso de la fecha de nacimiento para las celebraciones de cumpleaños y la verificación de identidad;
- • con respecto a la religión y el embarazo, el parto, la lactancia materna y las condiciones médicas relacionadas: según sea necesario para las adaptaciones según la ley aplicable;
- • con respecto a clasificaciones protegidas, como el origen nacional: en la medida en que esta información esté contenida en los documentos que usted proporciona en la documentación I-9; y
- • con respecto al estado civil y el estado familiar: para eventos de la Compañía y según sea necesario para proporcionar beneficios y para fines fiscales.
- • la Compañía recopila información personal sobre la membresía en categorías protegidas de forma puramente voluntaria, excepto cuando lo exija la ley, y utiliza la información solo de conformidad con las leyes y regulaciones aplicables.
C. Información no identificada
A veces, la Compañía convierte la información personal en información no identificada utilizando medidas razonables para garantizar que la información no identificada no pueda asociarse con el individuo ("Información desidentificada"). La Compañía mantiene la Información Desidentificada en una forma desidentificada y no intenta volver a identificarla, excepto que la Compañía puede intentar reidentificar la información únicamente con el propósito de determinar si sus procesos de desidentificación aseguran que la información no pueda asociarse con el individuo.
4) CÓMO PODEMOS DIVULGAR SU INFORMACIÓN PERSONAL
La Compañía generalmente mantiene la información personal relacionada con las personas de recursos humanos como confidencial. Sin embargo, de vez en cuando, la Compañía puede tener una necesidad comercial legítima de divulgar información personal. En ese caso, la Compañía divulga información dentro de las categorías de información personal enumeradas en la Sección 1, anterior, solo en la medida mínima necesaria para lograr el propósito de la divulgación y solo si la CPRA y otras leyes aplicables permiten la divulgación.
A. Divulgaciones con fines comerciales
La Compañía puede divulgar cada una de las categorías de información personal enumeradas en la Sección 1, anterior, para los siguientes "fines comerciales", tal como se define ese término en la CPRA:
- • Proveedores de servicios: La Compañía puede divulgar a los proveedores de servicios cualquiera de las categorías de información personal enumeradas en la Sección 1, anterior, con el propósito comercial de realizar servicios en nombre de la Compañía y, en particular, para los fines específicos descritos en la Sección 3, anterior.
- • Auditores, abogados, consultores y contadores contratados por la Compañía: La Compañía puede divulgar las categorías de información personal enumeradas en la Sección 1, anterior, a estos proveedores de servicios o contratistas con el propósito comercial de auditar el cumplimiento de las políticas y leyes aplicables, además de realizar servicios en nombre de la Compañía.
B. Sin ventas ni intercambio
La Compañía no vende ni "comparte" (divulga para publicidad conductual en contexto) su información personal en relación con la relación de recursos humanos. Además, no tenemos conocimiento real de que vendemos o compartimos la información personal de personas de cualquier edad en relación con la relación de recursos humanos, incluida la información personal de niños menores de 16 años.
C. Divulgaciones a terceros
La Compañía puede divulgar información personal a las siguientes categorías adicionales de terceros, aunque estas divulgaciones pueden ser para fines en la Sección 3, anterior, que no sean un propósito comercial o comercial según lo definido por la CPRA:
- • Su información: Podemos divulgar su información personal a terceros bajo su dirección.
- • Clientes: Esto puede incluir, por ejemplo, revelar su información de contacto.
- • Clientes: Por ejemplo, información de antecedentes penales para confirmar la elegibilidad para realizar el trabajo.
- • Socios comerciales: Por ejemplo, la Compañía puede divulgar su información de contacto comercial a un codesarrollador de un nuevo producto o servicio con el que trabajará.
- • Agencias gubernamentales o administrativas: Estas pueden incluir, por ejemplo, Servicio de Impuestos Internos para pagar impuestos, Departamento de Desarrollo de Empleo de California, Departamento de Empleo y Vivienda Justa de California, OSHA / CalOSHA, Departamento de Vehículos Motorizados o el Departamento de Relaciones Industriales de California según sea necesario para resolver reclamos de compensación para trabajadores.
- • Público: La Compañía puede divulgar su información personal al público como parte de un comunicado de prensa, por ejemplo, para anunciar promociones o premios. Si no desea que su información personal aparezca en comunicados de prensa, póngase en contacto con el Departamento de Recursos Humanos de hr@pacifichomecare.com. La Compañía no divulga información personal confidencial al público.
- • Divulgaciones requeridas: Es posible que se nos solicite divulgar información personal (a) en un procedimiento judicial, (b) en respuesta a una orden judicial, citación, solicitud de descubrimiento civil, otro proceso legal o (c ) según lo exija la ley.
- • Cumplimiento legal y protecciones: Podemos divulgar información personal cuando creamos que la divulgación es necesaria para cumplir con la ley o para proteger los derechos, la propiedad o la seguridad de la Compañía, nuestros usuarios u otros.
5) CUÁNTO TIEMPO CONSERVAMOS SU INFORMACIÓN PERSONAL
La Compañía no conserva su información personal más tiempo del necesario para los fines descritos en la Sección 3 anterior y de acuerdo con nuestro Programa de retención de registros disponible por correo electrónico hr@pacifichomecare.com, a menos que la Compañía deba retener su información personal por más tiempo por la ley o regulación aplicable, por necesidades administrativas, por legal procesar, o para ejercer o defender reclamaciones legales.
6) SUS DERECHOS DE PRIVACIDAD Y CÓMO EJERCERLOS
A. Sus derechos de privacidad en California
Sujeto a la ley aplicable, los individuos de recursos humanos tienen los siguientes derechos:
- • Derecho a saber: Tiene derecho a enviar una solicitud verificable hasta dos veces en un período de 12 meses para piezas específicas de su información personal obtenida de usted y para obtener información sobre la recopilación, el uso y la divulgación de su información personal por parte de la Compañía.
Tenga en cuenta que el derecho de la CPRA a obtener piezas específicas no otorga un derecho a la totalidad de cualquier documento que contenga información personal, sino solo a elementos discretos de información personal. Además, las personas de recursos humanos tienen derecho a conocer las categorías de fuentes de información personal y las categorías de destinatarios externos a los que se divulga información personal, pero no las fuentes o destinatarios individuales.
- • Derecho a eliminar: Tiene derecho a enviar una solicitud verificable para la eliminación de la información personal que ha proporcionado a la Compañía.
- • Derecho a corregir: Tiene derecho a enviar una solicitud verificable para la exactitud de la información personal inexacta mantenida por la Compañía, teniendo en cuenta la naturaleza de la información personal y los fines del procesamiento de la información personal.
B. Cómo ejercer sus derechos
La Compañía responderá a las solicitudes para conocer, eliminar y corregir de acuerdo con la ley aplicable si puede verificar la identidad de la persona que envía la solicitud. Puede ejercer estos derechos de las siguientes maneras:
- • Llame al 1-877-956-2532
- • Envíe un correo electrónico hr@pacifichomecare.com o complete el formulario de solicitud disponible aquí
C. Cómo verificaremos su solicitud
Si envía una solicitud a través de una cuenta protegida por contraseña que creó antes de la fecha de su solicitud, utilizaremos los mecanismos de autenticación de la cuenta para verificar su identidad. De lo contrario, comparamos la información personal que nos proporciona con la información personal que mantenemos en nuestros archivos. Cuanto mayor sea el riesgo que implique la solicitud (por ejemplo, una solicitud de información personal específica), más elementos de información personal podremos solicitar para verificarlo. Si no podemos verificar su identidad con un nivel suficiente de certeza para responder de forma segura a su solicitud, se lo haremos saber de inmediato y le explicaremos por qué no podemos verificar su identidad.
D. Agentes Autorizados
Si un agente autorizado envía una solicitud en su nombre, el agente autorizado debe presentar con la solicitud un otro documento firmado por usted que autorice al agente autorizado a presentar la solicitud en su nombre. Además, podemos pedirle a usted o a su agente autorizado que siga el proceso aplicable descrito anteriormente para verificar su identidad. Puede obtener el formulario de "Designación de agente autorizado" poniéndose en contacto con nosotros en hr@pacifichomecare.com.
Alternativamente, puede proporcionar un poder notarial que cumpla con el Código de Sucesiones de California.
E. Política de no discriminación y no represalias de la empresa
La Compañía no lo discriminará ni tomará represalias ilegales contra usted por ejercer sus derechos bajo la Ley de Derechos de Privacidad de California.
7. CAMBIOS A ESTA POLÍTICA DE PRIVACIDAD
Última actualización: 24 de Agosto de 2023
Si cambiamos esta Política de privacidad, publicaremos esos cambios en esta página y actualizaremos la fecha de modificación de la Política de privacidad anterior.
Para más información
Para preguntas o inquietudes sobre las políticas y prácticas de privacidad de la Compañía, contáctenos en hr@pacifichomecare.com.
